Что такое проформа-инвойс?
Проформа-инвойс — предварительный счёт, который продавец направляет покупателю до заключения сделки или отгрузки. В нём письменно изложены товар, количество, цены и условия продажи; для налогового и бухгалтерского учёта это не счёт-фактура. Здесь объясняется, зачем нужен проформа-инвойс, что в нём указывают и чем он отличается от коммерческого инвойса.
Природа проформа-инвойса
Латинское «pro forma» значит «для формы». Проформа-инвойс заранее показывает, как будет оформлена продажа: покупатель видит, что, по какой цене и на каких условиях он купит, а продавец фиксирует своё предложение письменно.
Когда его выставляют?
- Ценовое предложение: покупатель хочет видеть точную цену и условия до покупки.
- Предоплата: если продавец требует оплату до отгрузки, покупатель платит по проформа-инвойсу.
- Открытие аккредитива: банк покупателя часто открывает аккредитив на сумму и условия проформы.
- Импортные разрешения и валютные операции: в ряде стран проформа требуется для импортной лицензии, сертификата досмотра или перевода валюты.
- Безвозмездные отправки: для образцов или временного ввоза, когда продажи нет, проформа может использоваться для подтверждения таможенной стоимости (зависит от национальных правил).
Что указывается в проформа-инвойсе?
Содержание очень близко к коммерческому инвойсу; отличие — явная пометка «PROFORMA» и условия предложения:
- В заголовке явно указано «Проформа-инвойс / Proforma Invoice»
- Наименования, адреса и налоговые номера продавца и покупателя
- Номер, дата и срок действия документа (например, «действителен 30 дней»)
- Описание товара, код ТН ВЭД (HS), количество, единица, цена за единицу и итог; валюта
- Условия поставки: правило Инкотермс и место (например, «FCA Стамбул Incoterms® 2020»)
- Условия оплаты (предоплата, аккредитив, инкассо, отсрочка) и банковские реквизиты
- Ориентировочная дата отгрузки и вид транспорта
- Примерный вес нетто/брутто и количество мест (для планирования перевозки)
- Страна происхождения
Проформа-инвойс и коммерческий инвойс
| Проформа-инвойс | Коммерческий инвойс | |
|---|---|---|
| Когда | До продажи и отгрузки | При продаже и отгрузке товара |
| Назначение | Предложение, предоплата, аккредитив, разрешения | Оформление продажи, требование оплаты, таможенная декларация |
| Налоги / учёт | Не учитывается, НДС не возникает | Основа налогового и бухгалтерского учёта |
| Таможня | Недостаточен для коммерческого экспорта/импорта | Основной документ таможенной декларации |
| Может меняться? | Может обновляться в ходе переговоров | Показывает окончательную сумму |
При отгрузке вместе готовятся коммерческий инвойс, упаковочный лист и CMR. Если цена, количество или условия в проформе и коммерческом инвойсе различаются, стороны должны понимать причину (например, изменение заказа); при аккредитиве представляемые документы должны в точности соответствовать его условиям.
На что обратить внимание
- Указывайте срок действия. Бессрочное предложение может связать продавца при изменении курсов и цен на сырьё.
- Выбирайте правильное правило Инкотермс. Для автоперевозки используйте FCA вместо FOB и CIP вместо CIF.
- Проверяйте код ТН ВЭД. От него зависят импортные пошлины и разрешения покупателя.
- Сверяйте реквизиты при предоплате. Поддельные проформы используются для мошеннической подмены счёта — подтверждайте реквизиты по телефону.
Документы на отгрузку вместе
Когда заказ подтверждён, в CMRyaz можно подготовить коммерческий инвойс, упаковочный лист и CMR из одних данных — стороны, товар и вес совпадут во всех трёх документах.
Частые вопросы
Является ли проформа-инвойс официальным счётом?
Нет. Это документ-предложение; налоговый и бухгалтерский учёт ведётся по коммерческому инвойсу, выставляемому при продаже.
Можно ли растаможить товар по проформа-инвойсу?
При коммерческом экспорте и импорте основной таможенный документ — коммерческий инвойс. Проформа может приниматься для безвозмездных отправок, например образцов, если это допускают национальные правила.
Обязателен ли проформа-инвойс для сторон?
Сам по себе это предложение. Когда покупатель принимает его, делает заказ или вносит предоплату, может возникнуть договор — в зависимости от условий и применимого права.