Proforma fatura nedir?
Proforma fatura, satış kesinleşmeden ya da mal sevk edilmeden önce satıcının alıcıya gönderdiği ön faturadır. Malın, miktarın, fiyatın ve satış koşullarının yazılı teklifidir; vergi ve muhasebe açısından fatura hükmünde değildir. Bu rehberde proforma faturanın ne işe yaradığını, içeriğini ve ticari faturadan farkını anlatıyoruz.
Proforma faturanın niteliği
Latince “pro forma” “biçim için” anlamına gelir. Proforma fatura, satışın nasıl gerçekleşeceğini önceden gösteren bir belgedir: alıcı hangi malı, hangi fiyat ve koşullarla alacağını görür; satıcı da teklifini yazılı hâle getirir.
Ne zaman düzenlenir?
- Fiyat teklifi: Alıcı, satın almadan önce kesin fiyatı ve koşulları görmek ister.
- Peşin / ön ödeme: Satıcı malı göndermeden önce ödeme talep ediyorsa alıcı ödemeyi proforma faturaya dayanarak yapar.
- Akreditif açılışı: Alıcının bankası akreditifi çoğu zaman proforma faturadaki tutar ve koşullara göre açar.
- İthalat izinleri ve döviz işlemleri: Bazı ülkelerde ithalat lisansı, kontrol belgesi ya da döviz transferi için proforma fatura istenir.
- Bedelsiz gönderiler: Numune ya da geçici ithalat gibi satış olmayan gönderilerde gümrük kıymetini göstermek için proforma fatura kullanılabilir (ülkenin mevzuatına bağlıdır).
Proforma faturada neler bulunur?
İçerik ticari faturaya çok benzer; farkı, belgenin açıkça “PROFORMA” olarak işaretlenmesi ve teklifin koşullarını içermesidir:
- Başlıkta açıkça “Proforma Fatura / Proforma Invoice” ibaresi
- Satıcı ve alıcının unvan, adres ve vergi numaraları
- Belge numarası, tarihi ve geçerlilik süresi (ör. “30 gün geçerlidir”)
- Malın tanımı, GTİP (HS) kodu, miktarı, birimi, birim fiyatı ve toplam tutar; para birimi
- Teslim şekli: Incoterms kuralı ve yer (ör. “FCA İstanbul Incoterms® 2020”)
- Ödeme koşulları (peşin, akreditif, vesaikli, vadeli) ve banka bilgileri
- Tahmini sevk tarihi ve taşıma şekli
- Yaklaşık net/brüt ağırlık ve koli sayısı (taşıma planlaması için)
- Menşe ülke
Proforma fatura ile ticari fatura farkı
| Proforma fatura | Ticari fatura (commercial invoice) | |
|---|---|---|
| Ne zaman | Satış ve sevkiyat öncesi | Satış gerçekleşip mal sevk edilirken |
| Amacı | Teklif, ön ödeme, akreditif, izin | Satışın belgelenmesi, ödeme talebi, gümrük beyanı |
| Vergi / muhasebe | Kayda girmez, KDV doğurmaz | Vergi ve muhasebe kaydının dayanağı |
| Gümrük | Satışlı ihracat/ithalatta yeterli değildir | Gümrük beyannamesinin temel belgesi |
| Değişebilir mi? | Pazarlık sürecinde güncellenebilir | Kesinleşmiş tutarı gösterir |
Sevkiyatta ticari fatura, çeki listesi ve CMR birlikte hazırlanır. Proforma fatura ile ticari fatura arasında fiyat, miktar ya da koşul farkı varsa bunun nedeni (ör. sipariş değişikliği) taraflarca bilinmeli; akreditifli işlemlerde bankaya sunulan belgeler akreditif koşullarına birebir uymalıdır.
Dikkat edilmesi gerekenler
- Geçerlilik süresini yazın. Kur ve hammadde fiyatları değiştiğinde süresiz bir teklif satıcıyı bağlayabilir.
- Incoterms kuralını doğru seçin. Tırla taşınacak malda FOB yerine FCA, CIF yerine CIP kullanın.
- GTİP kodunu doğru yazın. Alıcının ithalat vergisi ve izin hesabı bu koda göre yapılır.
- Ön ödemede banka bilgilerini doğrulayın. Sahte proforma faturalarla banka hesabı değiştirme dolandırıcılığına karşı hesap bilgisini telefonla teyit edin.
Belgeleri birlikte hazırlamak
Sipariş kesinleştiğinde CMRyaz ile ticari faturayı, çeki listesini ve CMR’yi aynı bilgilerden hazırlayabilirsiniz; taraflar, mal ve ağırlıklar üç belgede tutarlı kalır.
Sık sorulan sorular
Proforma fatura resmî fatura mıdır?
Hayır. Proforma fatura teklif ve ön bilgi belgesidir; vergi ve muhasebe kaydı, satış gerçekleştiğinde düzenlenen ticari faturaya göre yapılır.
Proforma fatura ile gümrükten mal çekilir mi?
Satışlı ihracat ve ithalatta gümrük beyanının temel belgesi ticari faturadır. Proforma fatura, numune gibi bedelsiz gönderilerde ülke mevzuatı izin veriyorsa kullanılabilir.
Proforma fatura bağlayıcı mıdır?
Kendi başına bir tekliftir. Alıcı onayladığında, sipariş verdiğinde ya da ön ödeme yaptığında taraflar arasında sözleşme doğabilir; bu, belgedeki koşullara ve uygulanacak hukuka bağlıdır.